Od maja 2019 roku określone grupy podatników zostały zobligowane do wymiany urządzeń fiskalnych na takie, które wyposażone są w funkcję zdalnej wysyłki danych do Centralnego Repozytorium Kas. Zanim jednak przedsiębiorca będzie mógł rozpocząć ewidencjonowanie sprzedaży z użyciem kasy rejestrującej online, powinien wezwać uprawniony serwis, by urządzenie zafiskalizować.

Instalacja kasy fiskalnej online

Wprawdzie Rozporządzenie z 2019 roku wymienia konkretne grupy podatników, którzy muszą nabyć kasę online. Jednak docelowo, wszyscy pozostali nie będą mieli wyboru. Urządzenia z kopią papierową już zostały wycofane ze sprzedaży, te z kopią elektroniczną będzie można kupić tylko do końca 2022, potem będzie można nabyć już tylko kasy online. Stosowanie kasy fiskalnej online wiąże się z pewnymi formalnościami. Przede wszystkim musi ona spełniać wszystkie wymogi techniczne, w tym umożliwiać przesyłanie danych  do Centralnego Repozytorium Kas. Dla podatnika oznacza to tyle, że musi on zapewnić urządzeniu rejestrującymi dostęp do internetu.

By kasa mogła prawidłowo ewidencjonować sprzedaż należy ją zafiskalizować. Dokonać tego może jedynie uprawniony serwis, gdy urządzenie zawiera pamięć fiskalną oznaczoną numerem unikatowym oraz pamięć chronioną niezawierającą danych.

Fiskalizacja kasy online obejmuje szereg czynności w tym zgłoszenie żądania fiskalizacji i odebranie numeru ewidencyjnego, inicjalizację pracy pamięci fiskalnej i pamięci chronionej oraz jednoznaczne,

nieodwracalne powiązanie tych pamięci, niepowtarzalny i nieodwracalny zapis w pamięci fiskalnej numeru identyfikacji podatkowej (NIP) podatnika. Fiskalizację kończy wystawienie raportu fiskalizacji oraz zdalne przesłanie zgłoszenia do CRK.

Ulga na zakup kas online

W myśl nowych przepisów przedsiębiorca, który nabywa dla swojej działalności kasę fiskalną z funkcją online, może skorzystać ze zwrotu części kosztów poniesionych na jej zakup. Również wtedy, gdy wymienia urządzenie (do tej pory zwrot przysługiwał jedynie na zakup pierwszej kasy rejestrującej).  Zwrot nie przysługuje w przypadku zakupu urządzenia z kopią elektroniczną.

By otrzymać refundację części wydatku, która może wynieść do 90% wartości urządzenia rejestrującego, jednak nie więcej niż 700 zł, podatnik musi dopełnić następujących formalności:

• zainstalować urządzenie, które posiada ważną homologację GUM;
• posiadać fakturę potwierdzającą zakup kasy rejestrującej oraz dowód zapłaty całej należności;
• rozpocząć rejestrowanie obrotu na kasie w odpowiednim terminie – zgodnym z przepisami zawartymi w Rozporządzeniu MF w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kasy rejestrującej.

Przedsiębiorca będący płatnikiem VAT, może odliczyć wyżej wymienioną kwotę od podatku, natomiast zwolniony z VAT, powinien wnioskować o zwrot kwoty na wskazany rachunek bankowy.