Ewidencjonowanie obrotu za pomocą urządzenia fiskalnego polega w dużej mierze po prostu na skrupulatnym prowadzeniu dokumentacji. Kwestia ta dotyczy nie tylko tak ważnych, wydawanych klientom paragonów, ale i ich kopii, książki serwisowej czy raportów dobowych oraz miesięcznych. Wspomniana dokumentacja potwierdza właściwą pracę urządzenia rejestrującego, zgodne z przepisami zarządzanie działalnością oraz odprowadzanie należnych podatków. Dlatego gdy na paragonie pojawi się błąd, trzeba zadziałać odpowiednio do sytuacji.
Paragon fiskalny to nie byle jaki „papierek”
Choć charakterystyczne wydruki są znakomicie wszystkim znane, to jednak nie każdy w pełni zdaje sobie sprawę z istotności tego dokumentu. A ma on charakter prawny i jego sposób funkcjonowania regulowany jest przez obowiązujące przepisy. Przykładowo, każda transakcja z udziałem urządzenia fiskalnego musi zakończyć się poprawnym wystawieniem paragonu i wydaniem go klientowi. Wydruk ten bowiem to dowód, że przedsiębiorca prawidłowo rejestruje obrót i zgodnie z prawem odprowadza należne podatki. Co więcej, jest też bardziej praktyczny i równie ważny aspekt paragonu, zwłaszcza dla klientów. To właśnie ten dokument upoważnia do skorzystania z praw konsumenckich, takich jak reklamacja towaru lub usługi czy zwrot produktu. I to nawet nie wszystkie istotne kwestie – jednak wystarczające, by uzmysłowić, dlaczego poprawność danych na opisywanym dokumencie odgrywa szczególną rolę. Tymczasem w praktyce każdemu przedsiębiorcy może się zdarzyć pomyłka przy wystawianiu paragonu – to jeszcze nic nienaturalnego. Problem w tym, że sposób funkcjonowania urządzeń rejestrujących wyklucza możliwość „technologicznej korekty” takiego wydruku. Żadna kasa ani drukarka fiskalna nie pozwoli na usunięcie danych zapisanych w pamięci fiskalnej. Z drugiej strony, jak już zostało zasygnalizowane – nie można nie zareagować, gdy dojdzie do takiego incydentu. A więc rodzi się proste pytanie: co zrobić?
Oddzielne „miejsce” dla błędnych wydruków
Odpowiedź na postawione przed chwilą pytanie brzmi: ewidencja paragonów z pomyłką. Innymi słowy, każdy przedsiębiorca, któremu zdarzały się wyżej opisane sytuacje, musi prowadzić osobną, dodatkową dokumentację, przeznaczoną właśnie dla wydruków, na których doszło do pomyłki. Przepisy mówią, że podatnik ma obowiązek sporządzać notatki, w których zawarte będą konkretne informacje, np. oczywiście wartość brutto i należnego podatku z danej transakcji czy też opis sytuacji, w jakiej doszło do błędu na paragonie. Nie ulega też wątpliwości, że taki zapis powinien zostać uzupełniony o wydruk, o którym mowa. Ciekawe jest jednak, to, że jeśli chodzi już o samą formę przechowywania takiej dokumentacji, to przepisy pozostawiają przedsiębiorcy w tym względzie dość sporą dowolność. To od nas zależy, czy będziemy odpowiednio sporządzone notatki gromadzić w oddzielnym segregatorze, czy też w jakiejś teczce. Warto jednak postawić na rozwiązanie, które zapewni nam jej porządek i ułatwi korzystanie z niej np. gdy zajdzie konieczność uwzględnienia tego typu danych w księdze przychodów i rozchodów.
Przydatny tekst dla osób zaczynających przygodę z urządzeniami fiskalnymi. Pozdrawiam!