Zwroty i reklamacje? Podejmij konieczne działania

Przed podatnikiem pracującym z urządzeniem fiskalnym stoją różne, obowiązkowe zadania, które musi odpowiednio realizować. Tak jest nie tylko z wystawianiem i wydawaniem paragonów, ale również przechowywaniem ich kopii czy książki serwisowej bądź wykonywaniem raportów fiskalnych. Są również sytuacje, które chociaż wydają się dość powszechne, to jednak z punktu widzenia funkcjonujących przepisów – wymagają nieco mniej standardowych działań. Jak np. reklamacje i zwroty.

Jak postąpić w przypadku zwrotu czy reklamacji?

Choć podczas codziennych zakupów może być to mało odczuwalne, w rzeczywistości paragon fiskalny to bardzo ważny dokument. Stanowi swego rodzaju umowę, dokumentującą zawarcie transakcji pomiędzy sprzedawcą a nabywcą jego towarów lub usług. Potwierdza – przed klientem czy Urzędem Skarbowym – że przedsiębiorca zarządza działalnością zgodnie z prawem, prowadzi ewidencję obrotu i odprowadza należne podatki. Najczęściej jednak paragony zyskują znaczenie dla klientów, gdy ci chcą skorzystać z konkretnych praw konsumenckich. Dokumenty te są bowiem niezbędne do uwzględnienia zwrotu czy reklamacji. Zresztą bez wdawania się już w to, czym są spowodowane, można śmiało powiedzieć, że wspomniane sytuacje należą do dość powszechnych. Pytanie jednak: jak to wygląda po stronie przedsiębiorcy?

Kwestia ta jest o tyle ciekawa, że chociaż mówimy o dość popularnych przypadkach, to jednak można w jakiejś mierze powiedzieć, iż nie do końca „mieszczą się one w fiskalnych standardach”. Dlaczego? Ponieważ urządzenia służące do zgodnego z prawem rejestrowania obrotu nie pozwalają na „kasowanie” czy „korygowanie” raz dokonanych i zapisanych w pamięci fiskalnej transakcji. Niemniej – jakieś działania podatnik podjąć musi. I tu pojawia się odrębna procedura, jaką jest dodatkowa ewidencja reklamacji i zwrotów.

Dokumentacja ze zwrotów i reklamacji – na czym polega?

Osobna ewidencja zwrotów i reklamacji to nie tylko „możliwość wybrnięcia z podobnych sytuacji”, ale wręcz dodatkowy obowiązek podatnika. Każdy przedsiębiorca zobligowany do rejestrowania obrotu za pomocą urządzenia fiskalnego musi prowadzić taką dokumentację. Polega ona na sporządzaniu odpowiednich notatek, zawierających konkretne informacje. Każdy taki wpis powinien przede wszystkim zawierać:

• nazwę i wartość brutto usługi lub produktu (z uwzględnieniem też informacji o podatku VAT),
• datę dokonania transakcji oraz datę przyjęcia zwrotu lub reklamacji,
• informację o zwracanej kwocie (i dotyczącym tego podatkiem VAT).

Oprócz tego, do notatki trzeba dołączyć protokół z czytelnymi podpisami sprzedawcy oraz nabywcy, poświadczający przyjęcie reklamacji bądź zwrotu, a także dokument potwierdzający zrealizowanie transakcji, o którą chodzi. Ale co ciekawe, w przepisach nie ma mowy o szczegółach związanych z gromadzeniem takich zapisów. Tu pojawia się pewna dowolność. Innymi słowy, przedsiębiorca sam decyduje, czy w tym celu wykorzysta osobną teczkę czy dodatkowy zeszyt lub segregator. Dobrze jest jednak przechowywać taką dokumentację w porządku i w jednym miejscu – z uwagi zarówno na względy praktyczne (np. poprawki do księgi przychodów i rozchodów), jak i formalne (prośba o wgląd do notatek dla przedstawicieli organów skarbowych).