„Paszport przedsiębiorcy”, czyli o książce serwisowej

Zakup urządzenia fiskalnego wiąże się też z otrzymaniem książki serwisowej. Wbrew pozorom, jest to bardzo ważny dokument, który podczas prowadzenia działalności handlowej nieraz okaże się niezbędny. Ale czym w istocie jest? W jakich sytuacjach będziemy go potrzebować? I co może grozić za nieposiadanie książki serwisowej?

Czym jest i co zawiera

Książkę serwisową zwykło się nazywać pewnego rodzaju „paszportem”, gdyż zawiera wszystkie najważniejsze informacje dotyczące nabytej kasy bądź drukarki fiskalnej oraz prac serwisowych z nią związanych. Są to przede wszystkim dane dotyczące naszego urządzenia, takie jak:

• nazwa
• model
• numer fabryczny
• numer unikatowy

Znajdziemy w niej również adres firmy odpowiedzialnej za fiskalizację (najczęściej ta sama firma odpowiedzialna jest za dalszy serwis urządzenia) oraz dane producenta wybranego modelu. Ponadto, wyczytamy z niej dane serwisanta podstawowego i rezerwowego.

Zawsze gotowa do okazania

Książka serwisowa musi się znajdować zawsze w miejscu pracy urządzenia fiskalnego, do którego jest przypisana. I to przez cały okres korzystania z niego. To podstawowy wymóg, który wynika z faktu, że jesteśmy zobligowani okazać ją za każdym razem, gdy poprosi nas o to uprawniony serwisant czy też przedstawiciel organów skarbowych.

Każda interwencja firmy opiekującej się naszym urządzeniem powinna zakończyć się umieszczeniem stosownego wpisu w książce. To także bardzo ważne, gdyż podczas kontroli urzędnicy skarbowi dokładnie je sprawdzają – czy są poprawne lub czy jakiejś adnotacji nie brakuje. Co więcej, książkę serwisową – podobnie jak raporty dobowe i miesięczne, protokół z odczytu pamięci fiskalnej lub rolki zawierające kopie wszystkich wydrukowanych paragonów – trzeba przechowywać jeszcze przez okres 5 lat po zakończeniu pracy na danym urządzeniu fiskalnym.

Zniszczona lub zagubiona – co zrobić?

Zdarza się, że przedsiębiorca gubi książkę serwisową albo zwyczajnie ulega ona zniszczeniu. Co ma w takiej sytuacji zrobić? Pierwszym krokiem jest niezwłoczne poinformowanie (pisemnie) o tym fakcie Urząd Skarbowy. Następnie, przedsiębiorca powinien zgłosić się do producenta z kopią pisma i prośbą o wydanie duplikatu książki serwisowej.

Dlaczego tak istotne jest wyrobienie nowego dokumentu? Po pierwsze, nigdy nie wiem, kiedy nastąpi kontrola ze strony organów skarbowych. Po drugie, brak książki serwisowej może prowadzić do przykrych okoliczności:

• utraty ulgi za zakup urządzenia fiskalnego
• zakwestionowania przez Urząd Skarbowy prawidłowości ewidencji obrotu (co może prowadzić do wysokich kar)
• niezgody ze strony serwisu na konserwację bądź naprawę urządzenia fiskalnego

Warto zatem nie zaniedbywać tych obowiązków i bezpiecznie przechowywać – we właściwym miejscu – poprawnie wypełnioną książkę serwisową.